strona główna baza prawa podatkowego . . . obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowychobowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych

Obowiązek prowadzenia przez jednostki gospodarcze ksiąg rachunkowych w celu rzetelnego przedstawienia sytuacji majątkowej firmy reguluje Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r.* w Art. 4 ust.2: „Zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną.”

Według ogólnej definicji księgi rachunkowe prowadzone są na podstawie dowodów księgowych, obejmując zdarzenia zapisane systematycznie i chronologicznie. Zgodnie z ustawą o rachunkowości muszą być prowadzone w języku polskim. Zawierają one:

• dziennik,
• księgę główną,
• księgi pomocnicze,
• zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,
• wykaz składników aktywów i pasywów.

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych za pomocą komputera powstają zbiory danych, które muszą także zawierać te same elementy, co tradycyjna księgowość.

Księgi w ten sposób można prowadzić tylko wtedy, gdy jest możliwe przeniesienie danych na inny nośnik komputerowy, wykonanie ich kopii oraz wydruku.

Dziennik zawiera zapis wszystkich operacji w układzie chronologicznym, dokonanych przez jednostkę w danym okresie sprawozdawczym. Określa to Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r.* w Art. 14. Zapisy winny być prowadzone rzetelnie i numerowane w sposób ciągły bez możliwości jakichkolwiek późniejszych dopisków. Podstawową funkcją dziennika jest możliwość potwierdzenia, czy wszystkie zaistniałe zdarzenia gospodarcze zostały ujęte w księdze głównej. Zapisy w nim ujęte muszą również być zgodne z sumą obrotów zestawienia obrotów i sald.

Przy prowadzeniu dziennika za pomocą programu komputerowego każde wprowadzane zdarzenie powinno mieć automatycznie nadawany numer pozycji oraz dane określające osobę odpowiedzialną za treść wprowadzanego zapisu.

Ustawa dopuszcza prowadzenie dzienników częściowych. Oznacza to grupowanie operacji wg ich rodzaju. Zastrzega się jednak, że przy takiej formie należy sporządzać zestawienie obrotów dzienników częściowych za każdy okres sprawozdawczy.

Konta księgi głównej zawierają zapisy zdarzeń w ujęciu systematycznym. Zgodnie z zasadą podwójnego zapisu w księdze głównej ujęte są zdarzenia zapisane uprzednio lub równocześnie w dzienniku. Tutaj również zapisy prowadzone są chronologicznie. Każda jednostka może we własnym zakresie ustalić plan kont księgi głównej dostosowując je do profilu swojej działalności lub skorzystać z wzorcowego planu kont. Informacje na temat rozwiązań wprowadzonych w księdze głównej zawiera zakładowy plan kont.

Konta ksiąg pomocniczych zawierają szczegółowe dane na temat operacji zawartych w księdze głównej. Są one również jej uzupełnieniem. Konta ksiąg pomocniczych prowadzone są szczególnie dla:

1. środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych;
2. rozrachunków z kontrahentami;
3. rozrachunków z pracownikami, a w szczególności jako imienną ewidencję wynagrodzeń pracowników zapewniającą uzyskanie informacji, z całego okresu zatrudnienia;
4. operacji sprzedaży (kolejno numerowane własne faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do celów podatkowych);
5. operacji zakupu (obce faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do wyceny składników aktywów i do celów podatkowych);
6. kosztów i istotnych dla jednostki składników aktywów;
7. operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy.

Przy prowadzeniu księgowości komputerowej konta ksiąg pomocniczych mogą przybierać formę odrębnych zbiorów danych.

Metody prowadzenia kont ksiąg pomocniczych ustalane są przez kierownika jednostki i muszą zostać umieszczone w dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości.

Wyróżnia się:

1. ewidencję ilościowo-wartościową (obroty i stany ujmowane w jednostkach naturalnych i pieniężnych),
2. ewidencję ilościową (prowadzoną wyłącznie w jednostkach naturalnych; wycena składników następuje na koniec każdego okresu sprawozdawczego),
3. ewidencję wartościową (prowadzoną w jednostkach pieniężnych),
4. odpisywanie w koszty wartości materiałów i towarów na dzień zakupu lub produktów gotowych na dzień ich wytworzenia (ustalenie stanu składników i ich wycena następuje na dzień bilansowy).

Dane z kont analitycznych podlegają okresowemu uzgadnianiu z kontami księgi głównej. Na koniec okresu sprawozdawczego, należy sprawdzić, czy:

• suma obrotów debetowych kont analitycznych jest zgodna z obrotami debetowymi konta syntetycznego,
• suma obrotów kredytowych kont analitycznych jest zgodna z obrotami kredytowymi konta syntetycznego,
• suma sald debetowych kont analitycznych jest zgodna z saldem debetowym konta syntetycznego,
• suma sald kredytowych konta analitycznych jest zgodna z saldem kredytowym konta syntetycznego.

Zestawienie obrotów i sald stosuje się w celu sprawdzenia poprawności księgowań. Dostarcza ono również danych potrzebnych do sporządzenia bilansu końcowego.

Zestawienie obrotów i sald zawiera:

1. symbole i nazwy kont,
2. salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego;
3. sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.

Zestawienie sporządza się na podstawie zapisów księgi głównej za poszczególne okresy sprawozdawcze. Obroty muszą być zgodne z zapisami dziennika. Zestawienie obrotów i sald pełni funkcję informacyjną i kontrolną, a terminy ich sporządzania są ściśle określone:

• dla zestawienia miesięcznego do 20-ego dnia następnego miesiąca,
• dla zestawienia rocznego 25–26 marca kolejnego roku.

Wykaz składników aktywów i pasywów (inaczej inwentarz) sporządzany jest przez jednostki nieprowadzące wcześniej ksiąg rachunkowych. Utworzenie wykazu poprzedza przeprowadzenie inwentaryzacji. W jednostkach prowadzących księgi rachunkowe w sposób określony ustawą rolę wykazu składników aktywów i pasywów stanowi zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych.

Każda jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości dotyczące: